Lolos PPPK Pengadministrasi Perkantoran 2024: 40 Soal + Jawaban Buat Kamu!

Daftar Isi

Halo calon ASN! Seleksi PPPK 2024 udah dibuka, nih. Sesuai pengumuman BKN lewat Surat Nomor 6610/B-KS.04.01/SD/K/2024, tahap pendaftaran lagi berjalan dan sekarang fokusnya di seleksi administrasi. Buat kamu yang daftar formasi Pengadministrasi Perkantoran dan lolos tahap awal ini, siap-siap buat menghadapi seleksi kompetensi, ya.

Seleksi kompetensi ini pastinya butuh persiapan matang, salah satunya dengan banyak latihan soal. Biar makin mantap dan pede saat hari-H, yuk kita coba kerjakan bareng kumpulan soal Pengadministrasi Perkantoran yang udah dirangkum dari berbagai sumber. Soal-soal ini mencakup berbagai topik penting yang biasa diujikan, mulai dari manajemen perkantoran, kearsipan, tata naskah dinas, sampai pengetahuan umum seputar pemerintahan. Jangan khawatir, ada kunci jawabannya juga di akhir!

Latihan soal ini bukan cuma buat menguji seberapa jauh pemahamanmu, tapi juga membiasakan diri dengan format dan jenis pertanyaan yang mungkin muncul. Jadi, anggap aja ini pemanasan sebelum bertanding. Pastikan kamu mengerjakan soalnya dengan serius sebelum melihat kunci jawaban, ya. Selamat berlatih dan semoga berhasil!

Contoh Soal PPPK Pengadministrasi Perkantoran¶

Nah, ini dia 40 contoh soal yang bisa kamu pakai buat latihan. Setiap soal dilengkapi dengan pilihan jawaban A, B, C, dan D atau E. Cobalah pilih jawaban yang paling tepat menurutmu.

1. Apa yang menjadi tugas utama seorang pengadministrasi perkantoran?
   a. Mengelola keuangan perusahaan
   b. Mengatur jadwal dan pengarsipan dokumen
   c. Melakukan pemasaran produk
   d. Mengawasi produksi barang

Seorang pengadministrasi perkantoran punya peran krusial dalam kelancaran operasional harian kantor. Tugas-tugas mereka sangat beragam, mulai dari menerima dan mengirim surat, mengatur jadwal pimpinan, hingga mengelola sistem kearsipan. Intinya, mereka adalah tulang punggung administratif yang memastikan semuanya berjalan rapi dan terorganisir.

2. Sistem pengarsipan yang menggunakan urutan abjad disebut …
   a. Pengarsipan numerik
   b. Pengarsipan kronologis
   c. Pengarsipan alfabetis
   d. Pengarsipan tematik

Sistem pengarsipan adalah metode penting dalam pengelolaan dokumen. Ada beberapa metode yang umum digunakan, salah satunya berdasarkan urutan nama atau subjek yang disusun sesuai abjad. Metode ini cocok untuk mengorganisir dokumen yang sering dicari berdasarkan nama individu atau nama perusahaan.

3. Media komunikasi internal yang paling umum digunakan di kantor adalah …
   a. Televisi
   b. Email
   c. Surat kabar
   d. Radio

Dalam lingkungan perkantoran modern, komunikasi internal yang cepat dan efisien sangat dibutuhkan. Berbagai media digunakan untuk menyampaikan informasi antarpegawai atau antarbagian. Memilih media yang tepat sangat penting agar pesan tersampaikan dengan baik dan tepat waktu.

4. Apa manfaat utama menggunakan perangkat lunak dalam administrasi perkantoran?
   a. Meningkatkan biaya operasional
   b. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas
   c. Mengurangi jumlah pegawai
   d. Meningkatkan jumlah dokumen yang perlu disimpan

Kemajuan teknologi informasi sangat memengaruhi cara kerja di kantor. Penggunaan perangkat lunak khusus administrasi membantu menyederhanakan berbagai tugas rutin, mengurangi kesalahan manual, dan mempercepat alur kerja. Hal ini berdampak langsung pada kinerja seluruh tim.

5. Laporan rutin biasanya digunakan untuk ....
   a. Mencatat pengeluaran pribadi
   b. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan
   c. Mengganti rapat tatap muka
   d. Mempromosikan produk baru

Laporan adalah alat komunikasi tertulis yang penting dalam organisasi. Laporan rutin, seperti laporan bulanan atau mingguan, dibuat secara berkala untuk memberikan gambaran tentang status, kemajuan, atau hasil dari suatu kegiatan atau proyek. Informasi dalam laporan ini menjadi dasar penting bagi pimpinan untuk mengevaluasi situasi dan mengambil keputusan strategis.

6. Seorang pengadministrasi perkantoran diminta untuk menyusun surat dinas yang ditujukan kepada pejabat eselon II di instansi lain. Bagian manakah yang seharusnya dicantumkan dalam surat tersebut sesuai dengan kaidah penulisan surat dinas yang benar?
   a. Salam Pembuka
   b. Nomor Indeks
   c. Lampiran
   d. Perihal

Surat dinas memiliki struktur dan kaidah penulisan yang baku, terutama ketika ditujukan kepada instansi atau pejabat lain. Setiap bagian surat, mulai dari kepala surat hingga penutup, memiliki fungsi dan aturan penulisannya sendiri. Memahami bagian-bagian ini penting agar surat terlihat profesional dan informatif.

7. Seorang pengadministrasi perkantoran sedang menyusun laporan kegiatan dinas. Agar laporan tersebut mudah dipahami dan sesuai dengan kaidah penyusunan laporan yang baik, maka bagian yang sebaiknya ditambahkan adalah…
   a. Daftar Pustaka
   b. Glosarium
   c. Indeks
   d. Ilustrasi atau foto

Laporan kegiatan dinas harus disusun dengan jelas, sistematis, dan mudah dipahami. Selain teks naratif, penambahan elemen visual atau pelengkap bisa sangat membantu pembaca dalam memahami isi laporan. Pemilihan elemen pelengkap ini tergantung pada sifat dan isi laporan itu sendiri.

8. Untuk meningkatkan efisiensi kerja di kantor, salah satu tindakan yang dapat diambil adalah…
   a. Menambah jumlah karyawan
   b. Mengurangi waktu istirahat
   c. Mengimplementasikan teknologi baru
   d. Mengubah struktur organisasi

Efisiensi kerja adalah kunci produktivitas. Ada banyak cara untuk meningkatkan efisiensi, mulai dari perbaikan proses kerja, pelatihan karyawan, hingga pemanfaatan teknologi. Investasi pada alat atau sistem yang tepat seringkali memberikan dampak signifikan dalam menghemat waktu dan sumber daya.

9. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?
   a. Pengelolaan anggaran perusahaan
   b. Pengaturan dokumen dan arsip
   c. Perencanaan dan pengorganisasian tugas administratif
   d. Pembuatan laporan keuangan

Manajemen perkantoran adalah bidang yang luas, mencakup berbagai aktivitas untuk mendukung fungsi utama organisasi. Ini bukan sekadar mengurus surat-menyurat atau dokumen, tetapi lebih pada bagaimana sumber daya perkantoran (fisik, manusia, informasi) dikelola secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.

10. Pengawasan dalam manajemen perkantoran bertujuan untuk?
    a. Meningkatkan profitabilitas perusahaan
    b. Memastikan standar kualitas pekerjaan terpenuhi
    c. Mengurangi biaya operasional
    d. Mempercepat proses pengadaan barang

Pengawasan atau pengendalian adalah salah satu fungsi penting dalam manajemen. Dalam konteks perkantoran, pengawasan dilakukan untuk memastikan bahwa semua kegiatan administratif berjalan sesuai rencana, prosedur, dan standar yang telah ditetapkan. Hal ini penting untuk menjaga kualitas hasil kerja dan mencegah terjadinya penyimpangan.

11. Dito melakukan tugasnya untuk melakukan penggusuran di sekitar sungai dekat kantor pemerintahan 1 terjadi sangat ricuh, hal tersebut disebabkan karena banyak warga yang belum setuju untuk dipindahkan. Kemudian mengajukan permohonan memperpanjang masa waktu sebulan untuk menyiapkannya dan ada bersedia untuk ditempatkan di rusun. Permohonan yang dilakukan disebut…
    a. Banding
    b. Dispensasi
    c. Masa remisi
    d. Atribbusi

Istilah-istilah dalam administrasi pemerintahan atau hukum memiliki makna spesifik. Dalam kasus seperti ini, permohonan untuk mendapatkan pengecualian dari aturan yang berlaku atau penundaan batas waktu pelaksanaan sesuatu seringkali menggunakan istilah tertentu. Memahami istilah ini penting dalam konteks pelayanan publik dan administrasi pemerintahan.

12. Saat itu atasan ayah tidak dapat mengikuti rapat dengan perusahaan lain karena ada kepentingan yang mendesak. Kemudian ayah diberi kewenangan dan tanggungjawab untuk mewakili perusahaannya dalam acara tersebut. Tindakan dalam pernyataan diatas disebut…
    a. Mandat
    b. Dispensasi
    c. Konsesi
    d. Delegasi

Dalam organisasi, seringkali pimpinan memberikan sebagian tugas dan wewenangnya kepada bawahan atau perwakilan. Tindakan pemberian wewenang dan tanggung jawab kepada orang lain untuk bertindak atas nama pemberi wewenang ini juga memiliki istilah khusus dalam manajemen dan administrasi.

13. Untuk kelancaran pemeriksaan, PNS yang diduga melakukan Pelanggaran Disiplin dan kemungkinan akan dijatuhi Hukuman Disiplin berat akan dilakukan…
    a. Evaluasi
    b. Penyelesaian tugas jabatan
    c. Pemutusan hubungan kerja
    d. Dibebaskan sementara dari tugas jabatannya
    e. Tidak diperbolehkan bepergian keluar negeri

Peraturan disiplin PNS mengatur berbagai jenis pelanggaran dan sanksi yang bisa diberikan. Ada prosedur tertentu yang harus dilalui saat seorang PNS diduga melakukan pelanggaran berat, termasuk tindakan yang diambil untuk memastikan proses pemeriksaan berjalan lancar dan objektif tanpa gangguan dari posisi jabatannya.

14. Kegiatan membandingkan dan mencocokkan data kepegawaian elektronik yang telah disahkan dan diakui sumbernya dengan data kepegawaian PNS kemudian disimpan dalam media elektronik baru dan terpisah yang digunakan antar pemangku kepentingan adalah istilah dari …
    a. Rekonsiliasi Data
    b. Backup Data
    c. Validasi Data
    d. Pengelolaan Data

Pengelolaan data kepegawaian, terutama dalam format digital, membutuhkan proses yang teliti. Memastikan kesesuaian antara data di berbagai sistem atau sumber yang berbeda agar akurat dan konsisten memiliki istilah teknisnya sendiri. Proses ini penting untuk integritas data kepegawaian.

15. Prinsip pelayanan publik yang baik untuk mewujudkan pelayanan prima adalah
    a. Partisipatif
    b. Transparan
    c. Responsif
    d. Semua benar

Pelayanan publik merupakan inti dari tugas instansi pemerintah. Untuk mencapai pelayanan yang prima, ada beberapa prinsip dasar yang harus dipegang teguh. Prinsip-prinsip ini bertujuan untuk memastikan bahwa pelayanan diberikan secara adil, mudah diakses, akuntabel, dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat.

16. Contoh barang/jasa yang memiliki karakter tingkat ekskludabilitas rendah tetapi rivalitasnya rendah adalah..
    a. Rumah
    b. Jalan tol
    c. Udara bersih
    d. Fasilitas bandara

Dalam ilmu ekonomi, barang dan jasa dapat dikategorikan berdasarkan dua karakteristik utama: ekskludabilitas (kemungkinan mencegah orang menggunakan barang/jasa jika tidak membayar) dan rivalitas (penggunaan oleh satu orang mengurangi ketersediaan untuk orang lain). Memahami kategori ini membantu dalam analisis penyediaan barang/jasa publik. Barang dengan ekskludabilitas rendah sulit mencegah orang menggunakannya bahkan jika tidak membayar, sementara rivalitas rendah berarti penggunaannya oleh satu orang tidak mengurangi kesenangan orang lain.

17. Dalam penyusunan tata naskah dinas memiliki ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas yang meliputi …
    a. Untuk
    b. Jenis dan format naskah dinas
    c. Pembuatan naskah dinas
    d. Semua benar

Tata Naskah Dinas (TND) adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas. Pedoman TND penting untuk keseragaman dan efisiensi dalam komunikasi tulis di lingkungan instansi pemerintah. Ruang lingkupnya mencakup berbagai aspek teknis penulisan dan pengelolaan dokumen resmi.

18. Yang termasuk jenis Naskah dinas korespondensi intern …
    a. Surat edaran
    b. Instruksi
    c. Standar operasional prosedur
    d. Disposisi

Naskah dinas korespondensi intern adalah naskah dinas yang dibuat dan ditujukan untuk keperluan internal organisasi. Jenisnya beragam, tergantung pada fungsi dan tujuannya. Berbeda dengan korespondensi eksternal yang melibatkan pihak di luar instansi.

19. Yang termasuk jenis naskah dinas arahan, kecuali ....
    a. Peraturan
    b. Nota dinas
    c. Pedoman
    d. Instruksi

Naskah dinas arahan berisi petunjuk atau ketentuan yang harus dipatuhi oleh unit kerja atau pegawai di lingkungan internal instansi. Jenis-jenis naskah ini punya kekuatan hukum atau pedoman dalam pelaksanaan tugas. Ada beberapa format baku untuk naskah dinas arahan ini.

20. Penyerahan penggunaan barang antara pemerintah pusat dan pemerintah daerah atau antar pemerintah daerah dalam jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan dan setelah jangka waktu tersebut berakhir diserahkan kembali kepada pengelola barang disebut
    a. Pemanfaatan
    b. Pinjam Pakai
    c. Pemusnahan
    d. Sewa

Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah (BMN/BMD) memiliki berbagai mekanisme pemanfaatan. Salah satunya adalah penggunaan BMN/BMD oleh pihak lain (termasuk antar-instansi pemerintah) dalam periode tertentu tanpa pungutan, dengan ketentuan barang tersebut dikembalikan setelah masa pakainya habis.

21. Pada lembar kerja MS Excel apabila menekan tombol Ctrl+End maka akan pindah ke ....
    a. Satu sel ke bawah
    b. Posisi sel terakhir yang akan digunakan
    c. Satu layar ke atas
    d. Satu layer ke bawah

Penggunaan shortcut key pada aplikasi perkantoran seperti Microsoft Excel sangat membantu mempercepat pekerjaan. Kombinasi tombol tertentu bisa langsung mengarahkan kursor ke bagian spesifik dari dokumen atau lembar kerja. Mengetahui shortcut dasar ini penting untuk efisiensi.

22. Dana yang bersumber dari pendapatan tertentu APBN yang dialokasikan kepada daerah penghasil berdasarkan angka persentase tertentu dengan tujuan mengurangi ketimpangan kemampuan keuangan antara pemerintah pusat dan daerah disebut dengan ....
    a. Dana Alokasi
    b. Dana Alokasi Umum
    c. Dana Alokasi Khusus
    d. Dana Bagi Hasil

Sistem keuangan negara mengatur transfer dana dari pemerintah pusat ke pemerintah daerah. Ada beberapa jenis transfer dana, salah satunya adalah dana yang berasal dari pendapatan negara tertentu (seperti pajak atau sumber daya alam) yang dibagikan kembali kepada daerah yang menjadi sumber pendapatan tersebut.

23. Dokumen yang menyangkut materi ukuran, tata letak, berat, sarana, prasarana dan lain sebagainya adalah…
    a. Dokumen fisik
    b. Dokumen aktif
    c. Dokumen intelektual
    d. Dokumen pasif

Dokumen bisa diklasifikasikan berdasarkan berbagai kriteria. Salah satu cara mengklasifikasikan adalah berdasarkan wujud atau sifat fisiknya, yang mencakup karakteristik seperti ukuran, berat, atau material pembuatnya. Ini berbeda dengan isi atau nilai informasinya.

Untuk memperjelas jenis-jenis dokumen, mari kita lihat beberapa kategori umum:

Kategori Dokumen	Deskripsi	Contoh
Dokumen Literal	Tercetak, ditulis, direkam (buku, majalah, film)	Buku, majalah, film, mikrofilm
Dokumen Korporil	Benda sejarah/artefak (arca, patung, pakaian tradisional)	Arca, patung, keris, uang kuno
Dokumen Fisik	Menyangkut ciri fisik (ukuran, berat, bahan)	Spesifikasi teknis, denah bangunan
Dokumen Pribadi	Milik individu (akte, ijazah, KTP)	Akte kelahiran, ijazah, paspor, SIM
Dokumen Niaga	Terkait transaksi bisnis/perdagangan	Faktur, kuitansi, surat jalan, laporan keuangan perusahaan
Dokumen Pemerintah	Dikeluarkan atau digunakan oleh instansi pemerintah	Undang-undang, peraturan, surat keputusan, laporan dinas
Dokumen Sejarah	Bernilai historis, merekam peristiwa masa lalu	Naskah proklamasi, foto peristiwa penting, surat perjanjian kuno
Dokumen Aktif	Masih sering digunakan dalam kegiatan rutin	Surat masuk/keluar bulan ini, kontrak kerja yang masih berlaku
Dokumen Pasif (Inaktif)	Tidak sering digunakan lagi, menunggu jadwal retensi atau pemusnahan	Dokumen keuangan tahun-tahun sebelumnya, laporan proyek yang selesai

24. Berikut ini adalah jenis dokumen berdasarkan pemakaiannya, kecuali…
    a. Dokumen pribadi
    b. Dokumen sejarah
    c. Dokumen pemerintah
    d. Dokumen biasa

Klasifikasi dokumen berdasarkan pemakaian atau fungsi umumnya membedakan dokumen yang bersifat pribadi, dokumen resmi yang dikeluarkan pemerintah, dokumen yang digunakan dalam bisnis (niaga), atau dokumen yang bernilai historis. Istilah “dokumen biasa” kurang spesifik sebagai kategori utama berdasarkan pemakaian.

25. Kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti, dan mengelola serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat adalah pengertian dari…
    a. Surat
    b. Arsip
    c. Dokumen
    d. Dokumentasi

Istilah-istilah seperti surat, arsip, dokumen, dan dokumentasi seringkali digunakan secara bergantian, namun memiliki makna yang berbeda dalam konteks administrasi dan kearsipan. Dokumentasi lebih merujuk pada proses kegiatan mengolah informasi dari dokumen untuk tujuan tertentu, seringkali agar informasi tersebut lebih mudah diakses dan dimanfaatkan.

26. Akte kelahiran STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll adalah dari dokumen…
    a. Dokumen pribadi
    b. Dokumen niaga
    c. Dokumen umum
    d. Dokumen privat

Dokumen-dokumen yang melekat pada diri seseorang dan berkaitan dengan status hukum, pendidikan, identitas, atau peristiwa penting dalam hidup individu masuk dalam kategori spesifik berdasarkan kepemilikan dan sifat kerahasiaannya.

27. Dokumen yang dicetak, ditulis, direkam dan digambar; buku, surat kabar, majalah film, micro film, pita kaset. Biasa jadi koleksi perpustakaan adalah pengertin dokumen…
    a. Pribadi
    b. Literal
    c. Korporil
    d. Privat

Klasifikasi dokumen ini berdasarkan format atau medianya. Dokumen yang berupa karya tulis, cetak, atau rekaman suara/gambar yang dibuat untuk dibaca, didengar, atau ditonton oleh publik atau untuk keperluan studi, masuk dalam kategori yang umumnya ditemukan di perpustakaan.

28. Dokumen berupa benda-benda sejarah seperti arca, patung, pakaian tradisional, uang logam kuno, candi dsb. Biasa menjadi koleksi museum adalah contoh dari dokumen…
    a. Privat
    b. Literal
    c. Korporil
    d. Privat

Klasifikasi dokumen ini merujuk pada objek fisik yang memiliki nilai historis atau budaya. Benda-benda ini dianggap sebagai dokumen karena merekam informasi tentang peradaban, kebiasaan, atau peristiwa di masa lalu. Koleksi semacam ini biasanya disimpan dan dipamerkan di museum.

29. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?
    a. Pengelolaan anggaran perusahaan
    b. Pengaturan dokumen dan arsip
    c. Perencanaan dan pengorganisasian tugas administratif
    d. Pembuatan laporan keuangan

(Soal ini muncul lagi, tandanya penting nih!) Seperti dibahas sebelumnya, manajemen perkantoran itu lebih luas dari sekadar urusan surat-menyurat. Ini tentang bagaimana semua elemen pendukung kerja kantor diatur dan dikoordinasikan supaya tujuan organisasi bisa tercapai dengan baik. Ini mencakup aspek perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan administratif.

30. Dalam perencanaan administrasi, langkah pertama yang harus dilakukan adalah?
    a. Menyusun jadwal rapat
    b. Mengidentifikasi kebutuhan sumber daya
    c. Menyusun anggaran tahunan
    d. Menganalisis hasil kerja

Perencanaan adalah langkah awal dalam setiap kegiatan, termasuk administrasi. Sebelum mulai menyusun jadwal, anggaran, atau melaksanakan sesuatu, kita perlu tahu apa saja yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan rencana tersebut. Ini melibatkan identifikasi sumber daya manusia, material, anggaran, dan informasi.

31. Pengawasan dalam manajemen perkantoran bertujuan untuk?
    a. Meningkatkan profitabilitas perusahaan
    b. Memastikan standar kualitas pekerjaan terpenuhi
    c. Mengurangi biaya operasional
    d. Mempercepat proses pengadaan barang

(Soal ini juga muncul kembali!) Pengawasan adalah fungsi kontrol. Tujuannya bukan sekadar mencari-cari kesalahan, tapi lebih pada memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai dengan prosedur, standar kualitas yang ditetapkan, dan tujuan yang ingin dicapai. Jika ada penyimpangan, bisa segera diperbaiki.

32. Untuk meningkatkan efisiensi kerja di kantor, salah satu tindakan yang dapat diambil adalah…
    a. Menambah jumlah karyawan
    b. Mengurangi waktu istirahat
    c. Mengimplementasikan teknologi baru
    d. Mengubah struktur organisasi

(Ini juga soal yang sama dengan nomor 8!) Peningkatan efisiensi seringkali erat kaitannya dengan pemanfaatan alat bantu atau metode kerja yang lebih baik. Teknologi digital, misalnya, bisa mengotomatisasi tugas-tugas repetitif, mempercepat komunikasi, dan memudahkan akses informasi, sehingga kerja jadi lebih cepat dan akurat.

33. Dalam pengorganisasian kantor, penugasan tugas harus dilakukan berdasarkan?
    a. Kesukaan pribadi
    b. Ketersediaan waktu karyawan
    c. Kualifikasi dan kemampuan masing-masing karyawan
    d. Jumlah gaji yang diterima

Pengorganisasian melibatkan pembagian kerja dan penentuan siapa melakukan apa. Agar tugas dapat diselesaikan dengan baik dan efisien, penugasan harus mempertimbangkan kecocokan antara tugas dengan kompetensi individu yang akan mengerjakannya. Menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat (the right man in the right place) adalah prinsip penting.

34. Salah satu metode pengendalian untuk memastikan proyek administratif berjalan sesuai rencana adalah…
    a. Menyusun anggaran biaya
    b. Mengadakan rapat evaluasi berkala
    c. Mengurangi jam kerja karyawan
    d. Menambah fasilitas kantor

Pengendalian atau kontrol diperlukan selama proyek berjalan. Salah satu cara efektif untuk memantau kemajuan, mengidentifikasi masalah, dan mengambil tindakan korektif adalah dengan melakukan tinjauan atau evaluasi secara rutin. Ini memungkinkan penyesuaian rencana jika diperlukan.

35. Untuk menilai efektivitas kerja, manajer perkantoran perlu?
    a. Menghitung jumlah jam lembur
    b. Menganalisis hasil kerja terhadap tujuan yang telah ditetapkan
    c. Mengurangi biaya pelatihan
    d. Meningkatkan anggaran pemasaran

Efektivitas kerja mengukur sejauh mana tujuan tercapai. Untuk menilainya, manajer perlu membandingkan output atau hasil kerja yang dicapai dengan target atau standar yang sudah ditentukan di awal. Ini bukan cuma soal seberapa sibuk atau berapa jam kerja, tapi seberapa berhasil.

36. Untuk melakukan pengendalian kualitas dalam pekerjaan administrasi, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah…
    a. Membuat laporan akhir
    b. Menetapkan standar kualitas
    c. Melakukan pelatihan karyawan
    d. Mengatur ulang jadwal kerja

Pengendalian kualitas dimulai dengan memiliki patokan atau ukuran yang jelas tentang seperti apa hasil kerja yang “berkualitas”. Tanpa standar yang ditetapkan di awal, sulit untuk menilai apakah pekerjaan sudah memenuhi kriteria yang diharapkan. Standar ini bisa berupa akurasi data, ketepatan waktu, format dokumen, dan sebagainya.

37. Apa yang dimaksud dengan Administrasi Umum?
    a. Pengelolaan keuangan perusahaan
    b. Pengelolaan dokumen dan surat-menyurat
    c. Pengorganisasian dan koordinasi aktivitas kantor
    d. Pembuatan laporan keuangan

(Lagi-lagi soal yang mirip!) Administrasi Umum adalah payung besar yang mencakup berbagai fungsi administratif yang mendukung operasional organisasi secara keseluruhan. Ini melibatkan koordinasi berbagai kegiatan, pengelolaan sumber daya kantor, dan memastikan kelancaran proses kerja sehari-hari.

38. Untuk melakukan pengendalian kualitas dalam pekerjaan administrasi, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah…
    a. Membuat laporan akhir
    b. Menetapkan standar kualitas
    c. Melakukan pelatihan karyawan
    d. Mengatur ulang jadwal kerja

(Soal ini sama persis dengan nomor 36!) Ya, kuncinya memang ada pada penetapan standar. Standar kualitas menjadi acuan bagi semua pelaksana tugas administrasi agar hasil kerjanya seragam, akurat, dan sesuai dengan harapan organisasi.

39. Apa yang dimaksud dengan Administrasi Umum?
    a. Pengelolaan keuangan perusahaan
    b. Pengelolaan dokumen dan surat-menyurat
    c. Pengorganisasian dan koordinasi aktivitas kantor
    d. Pembuatan laporan keuangan

(Satu lagi soal yang sama dengan nomor 37!) Mungkin ini penekanan bahwa konsep Administrasi Umum itu sangat fundamental dan mencakup fungsi koordinasi yang luas. Ini bukan hanya soal teknis kearsipan atau surat, tapi bagaimana seluruh aktivitas pendukung di kantor diatur dan dijalankan.

40. Apa yang harus dilakukan jika ditemukan dokumen yang hilang dari arsip fisik?
    a. Mengabaikan dan melanjutkan pekerjaan
    b. Menghubungi pihak terkait untuk mencari dokumen
    c. Mengganti dokumen dengan yang baru
    d. Menyimpan salinan dokumen yang sama

Penemuan dokumen yang hilang dalam sistem kearsipan fisik adalah masalah serius. Langkah pertama dan paling penting adalah segera melakukan upaya pencarian. Ini melibatkan pelacakan riwayat penggunaan dokumen (siapa terakhir meminjam), memeriksa tempat-tempat yang mungkin menjadi lokasi terakhir dokumen, dan berkoordinasi dengan semua pihak yang mungkin terlibat atau mengetahui keberadaan dokumen tersebut. Mengabaikannya bukanlah pilihan, mengganti dengan yang baru tanpa proses pencarian tidak tepat (kecuali jika dokumen memang duplikat yang bisa diganti), dan menyimpan salinan hanya bisa dilakukan jika salinannya ada.

Kunci Jawaban¶

Setelah mencoba menjawab 40 soal di atas, sekarang saatnya mencocokkan jawabanmu. Ini dia kunci jawabannya:

1. b
2. c
3. b
4. b
5. b
6. d
7. d
8. c
9. c
10. b
11. b
12. d
13. d
14. a
15. d
16. c
17. d
18. d
19. b
20. b
21. b
22. d
23. a
24. d
25. d
26. a
27. b
28. c
29. c
30. b
31. b
32. c
33. c
34. b
35. b
36. b
37. c
38. b
39. c
40. b

Gimana, berapa soal yang berhasil kamu jawab dengan benar? Jangan berkecil hati kalau masih banyak yang salah, ya. Justru ini momennya buat belajar dan memahami konsep-konsep yang belum kamu kuasai. Fokus pada materi yang jawabannya salah dan cari referensi tambahan untuk memperdalam pemahamanmu.

Persiapan seleksi PPPK itu butuh ketekunan dan latihan yang konsisten. Selain soal administrasi perkantoran, jangan lupa juga pelajari materi lain seperti kompetensi manajerial, sosial kultural, wawancara, dan tentu saja integritas. Semoga latihan soal ini bermanfaat dan bisa membantumu meraih impian menjadi PPPK Pengadministrasi Perkantoran di tahun 2024 ini. Tetap semangat dan pantang menyerah!

Ada soal yang kurang jelas atau mau diskusi jawabannya? Yuk, bagikan pengalaman dan pertanyaanmu di kolom komentar di bawah!